【よくみられるケース】
- 頼まれると安請け合いしてしまい、最終的にパンクしてしまう
- 複数の仕事に優先順位がつけられず、どの順番でやったらよいのかわからない
【解説】見通しが立てられず、物事の優先順位がつけられない
作業の段取りを効率よく決めたり、優先順位をつけたりすることが難しい傾向にあります。
【改善方法】
◆「TO DO リスト」をつくる
- 作業が終わり次第、消していく
- 「今日やる」「今週やる」「いつか」に分ける（全部を今日に入れない）
- 1項目は小さく書く（例：資料作成ではなく「資料の見出し作る」）
◆優先順位の付け方を固定する
- 期限が近いもの／影響が大きいものから先にする
- 迷ったら上司に「AとBどちらを先にしますか？」と順番だけ決めてもらう
- 「急ぎ・重要」を先に、それ以外は後に回すルールにする
◆詰め込みすぎない
- 予定は詰め込みすぎず、調整用の空白時間をもうけておく
- 見積もり時間に「＋20〜30％」上乗せして計画する
◆小分けにしてもらう
- 仕事はひとつが終わってから、次をもらうようにする
- 「ここまでやったら一度確認」など中間ゴールを作る
◆安請け合いを防ぐ“返答の型”を作る
- その場でOKせず「確認してから回答します」で一旦止める
- 「今は○○を優先しています。締切はいつですか？」と条件を確認する
- 引き受けるなら「どれを後回しにしますか？」までセットで聞く
◆切り替え回数を減らす
- メール返信はまとめて、作業はまとめて行う（時間をブロック化）
- 同時進行を避け、1つ終わらせてから次へ
